E-mail tracking with custom email fields

Anyone who has ever worked with the Dynamics CRM for Outlook client, is familiar with the procedure of email tracking. You press the “Track” button and the CRM client creates on an e-mail record on the CRM server which again resolves the recipient and sender addresses, and linked to the corresponding records. But what if I want to same more e-mail addresses?

Are e-mails tracked when the e-mail adress is noted in a custom field?

The entity “Contact” has by default already three e-mail address fields. So, I’ve created a custom field as the fourth e-mail field.

When creating your own e-mail address field, it is important that chooses the “e-mail” format. So the CRM know that it can search here for e-mail addresses. By the way is then performed a validation in this field and the e-mail address is formatted as a mailto link, so that your email client will directly open when you click it.

new email field for contact

Next, I’ve created a contact record with four different e-mail addresses and wrote them a message to them and tracked it.

Conclusion to E-mail tracking with custom E-mail fields

In the following screenshot you can see that it works perfectly. All present and the new e-mail address field are actually assigned only by tracking to the contact, to set a regarding was not necessary.

contact with four mail addresses

 


Dynamics CRM 2015 Outlook Client

Compared to its predecessors, Dynamics CRM 2011 and 2013 has not changed much in the system requirements and the configuration of Dynamics CRM 2015 Outlook client. The demands on the hardware has not changed and the demands on the operating system and the Office suite have been updated.

Dynamics CRM 2015 Outlook Client – System Requirements

Hardware Requirements

  Minimum and Online Mode Recommended and Offline Mode
CPU 1,9 GHz x86 or x64 Dual-Core
with SSE2 instruction set
1,9 GHz x86 or x64 Dual-Core
with SSE2 instruction set
RAM 2 GB 4 GB
HDD 1,5 GB 2,0 GB, 7200 RPM
VGA SVGA, 1024×768 SVGA, 1024×768

Microsoft Dynamics CRM 2015 for Outlook will be probably also install and operate with fewer resources, but then performance is below what Microsoft provides for this application.

Network Requirements

  • Banwidth > 50 kbps
  • Latency < 150 ms

Software Requirements

  • Operatingsystem
    • Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 and Windows Vista SP2 (x86 or x64)
    • Windows Server 2012 when running as a Remote Desktop Services application
  • Browser
    When it comes to browser I want to mention that the Outlook client uses the engine of Internet Explorer, this should therefore necessarily be installed in a supported version.

    • Internet Explorer 10 and 11
    • Mozilla Firefox (latest Version) on Windows 8.1, 8 or 7
    • Google Chrome (latest Version) on Windows 8.1, 8 or 7 and also on Google Nexus 10 Tablet
    • Apple Safari (latest Version) on Mac OS X 10.8 (Mountain Lion), 10.9 (Mavericks) or Apple iPad
  • Microsoft Office
    • Microsoft Office 2013
    • Microsoft Office 2010

    Do you have multiple versions of Microsoft Outlook the Dynamics CRM 2015 Outlook client is only running in the latest version of Outlook.

     

  • Miscellaneous
    Following components will be, if not already present in the system, installed::

    • Microsoft .NET Framework 4.5
    • Microsoft Windows Installer 4.5
    • MSXML 4.0
    • Microsoft Visual C++ Redistributable
    • Microsoft Report Viewer 2010
    • Microsoft Application Error Reporting
    • Windows Identity Framework (WIF)
    • Windows Azure AppFabric SDK V1.0
    • Windows Live ID Sign-in Assistant 6.5
    • Microsoft Online Services Sign-in Assistant 2.1
    • Microsoft SQL Server Native Client
    • Microsoft SQL Server Compact 4.0
    • Reporting Services Microsoft ActiveX Control

Dynamics CRM 2015 Outlook Client –
Installation resp. Upgrade-Installation

  1. System Requirements Check
    • For an upgrade installation, the Microsoft Dynamics CRM 2013 Outlook client must be installed.
      The 2011 or even the 4.0 client is not supported and should first be removed.
  2. Log in as a local administrator on the computer
  3. Best Practice: Install the most recent updates for Microsoft Office
  4. Get installation files and start:
    • Web-Installer
      Do you work with computer on which is Outlook installed and you oepn CRM in a browser, you will be presented a yellow message bar which is labeled “Get CRM for Outlook”. If you push the button, a small web installer downloades the then starts and the installation of Microsoft Dynamics CRM 2015 for Outlook starts.
    • Download-Installer
      To completely download the installer on your computer you will need to browse to the Microsoft Dynamics CRM 2015 for Microsoft Office Outlook (Outlook client) download page. There you can download the installer and for your Outlook version (x86 or x64) in accordance with your CRM servers version and its base language. Also possibly later released a service pack and update rollups should be installed in accordance with the CRM Server version and base language. Once the download is complete you start the downloaded file and start the installation.
  5. Accept license agreement
  6. Selects whether now already want to obtain updates through Windows Update and ride with the installation.
            I prefer the subsequent installation by Update Rollup her mostly found on Microsoft download page below the download installer, so I know exactly what is installed.
  7. If you click here on options, you can choose to install the offline functionality of the Dynamics CRM 2015 Outlook client. For this, a Microsoft SQL Server Express 2012 is installed. You can also install this function at any time later by just click “Go Offline” in the Dynamics CRM 2015 Outlook Client .
  8. Now click on “Install” respectively “Upgrade now” and off you go.

Dynamics CRM 2015 Outlook Client – Configuration

  1. Should you have never started Outlook is this the first step. The Microsoft Dynamics CRM 2015 for Outlook client requires an existing e-mail profile.
  2. Start Configuration-Wizard: on the start screen click “Configuration-Wizard” or in earlier Windows Versionen go to Start > All Programs > Microsoft Dynamics CRM > Configurations-Wizard. You can also start the Configurations-Wizard from the CRM Tab in Outlook.
  3. Server URL
    • Microsoft Dynamics CRM Online customers can open the Dropdown-List and will find the entry “CRM Online” vor
    • Microsoft Dynamics CRM on-premise customers enter the internal or external URL of the Discovery-Service URL, depending on your configuration
  4. Click on “Test Connection…”. For CRM Online you will be probably asked for your credentials. Use the credentials you for CRM in the browser.
  5. On successful connection test it fills the section “Organisation Information” with the organizations available for your users.
  6. Pick your organization and click OK

 


Dynamics CRM 2013 Outlook Client

Im Vergleich zum Vorgänger, Dynamics CRM 2011, hat sich bei den Systemanforderungen und bei der Konfiguration des Dynamics CRM 2013 Outlook Client nicht viel verändert. Lediglich die Ansprüche an den Prozessor sind gestiegen und Betriebssysteme bzw. Office Suiten aus den Zeiten von Windows XP sowie Internet Explorer 7 werden nicht mehr unterstüzt. Weiterhin installiert das Setup nun standardmäßig anstelle von Microsoft SQL Server Compact 3.5 den Microsoft SQL Server Compact 4.0.

Unter der Haube hat Microsoft durch Prozess Isolation die Stabilität und Performance verbessert. Heißt konkret, vorher liefen Outlook und der CRM Client als ein einziger Windows Prozess und mit der neuen Version hat man diese Bindung gelöst und in bis zu drei Windows Prozesse aufgeteilt. Einen für Outlook, CRM Web-Hosting und die Offline Funktionalität. Hat der Prozess für CRM Web-Hosting oder die Offline Funktionalität ein Problem so stürzt nicht direkt das ganze Outlook ab. Weiterhin hat man so die Beschränkung auf 2GB reservierbaren Arbeitsspeicher in 32bit Betriebssystemen umgangen.

Um Microsoft Dynamics CRM 2013 stimmiger in das Navigationskonzept von Outlook zu integrieren, gibt es wie gewohnt die Navigation in der linken Seitenleiste. Die neue Command-Bar ist also weiterhin für Datensätze vorhanden, bietet aber keine Navigationselemente.

Dynamics CRM 2013 Outlook Client – Systemanforderungen

Hardware Anforderungen

  Minimum und reiner Online Modus Empfohlen und mit Offline Modus
CPU 2,9 GHz x86 oder x64 Dual-Core
mit SSE2 Befehlssatzerweiterung
3,3 GHz x86 oder x64 Dual-Core
mit SSE2 Befehlssatzerweiterung
RAM 2 GB 4 GB
HDD 1,5 GB 2,0 GB, 7200 RPM
VGA SVGA, 1024×768 SVGA, 1024×768

Microsoft Dynamics CRM 2013 für Outlook wird sich auch mit weniger Ressourcen installieren und betreiben lassen, allerdings liegt dann Performance unter dem was sich Microsoft für diese Anwendung vorstellt.

Netzwerk Anforderungen

  • Bandbreite > 50 kbps
  • Latenz < 150 ms

Software Anforderungen

  • Betriebssystem
    • Windows 8, Windows 7 und Windows Vista SP2 (je in x86 oder x64)
    • Windows Server 2012, Windows Server 2008 R2 oder Windows Server 2008 als Remote Desktop Service Anwendung
  • Browser
    • Internet Explorer 8, 9, 10
    • Mozilla Firefox (aktuelle Version) auf Windows 8, 7 oder Vista
    • Google Chrome (aktuelle Version) auf Windows 8, 7, Vista oder Google Nexus 10 Tablet
    • Apple Safari (aktuelle Version) Mac OS-x 10.7 (Lion) oder 10.8 (Mountain Lion)
  • Microsoft Office
    • Microsoft Office 2013
    • Microsoft Office 2010
    • Microsoft Office 2007 SP2

    Habt ihr mehrere Versionen von Microsoft Outlook installiert läuft der Dynamics CRM 2013 Outlook Client immer mit der aktuellsten Version von Outlook.

     

  • Sonstiges
    Folgende Komponenten werden, falls nicht schon im System vorhanden, mit installiert:

    • Microsoft .NET Framework 4
    • Microsoft Windows Installer 4.5
    • MSXML 4.0
    • Microsoft Visual C++ Redistributable
    • Microsoft Report Viewer 2010
    • Microsoft Application Error Reporting
    • Windows Identity Framework (WIF)
    • Windows Azure AppFabric SDK V1.0
    • Windows Live ID Sign-in Assistant 6.5
    • Microsoft Online Services Sign-in Assistant
    • Microsoft SQL Server Native Client
    • Microsoft SQL Server Compact 4.0
    • Reporting Services Microsoft ActiveX control

Dynamics CRM 2013 Outlook Client –
Installation bzw. Upgrade-Installation

  1. Systemanforderungen überprüfen
    • Für eine Upgrade-Installation muss der Microsoft Dynamics CRM 2011 Outlook Client installiert sein.
      Der 4.0 Client wird nicht unterstüzt und sollte vorher entfernt werden.
  2. Als lokaler Administrator am Computer anmelden
  3. Best Practice: Aktuellste Updates für Microsoft Office installieren
  4. Installations Datein beziehen und starten:
    • Web-Installer
      Arbeitet ihr auf einem Computer auf dem Outlook installiert ist bekommt ihr wenn ihr CRM im Browser öffner eine gelbe Nachrichtenleiste angezeigt in der es Knopf mit der Aufschrift “CRM für Outlook abrufen” gibt. Dieser lädt einen kleinen Web-Installer herunter der anschließend startet und die Installation von Microsoft Dynamics CRM 2013 für Outlook beginnt.
    • Download-Installer
      Um den Installer und evtl. Updates komplett auf euren Computer herunterzuladen müsst ihr auf die Microsoft Dynamics CRM 2013 für Microsoft Office Outlook (Outlook Client) Download Seite. Dort ladet ihr euch den/die Installer entsprechend eurer Outlook Version (x86 oder x64) und eurer CRM Server Basissprache herunter. Ist der Download abgeschlossen starten Ihr die heruntergeladene Datei und beginnt die Installation.
  5. Lizenz Abkommen akzeptieren
  6. Wählt aus ob jetzt bereits Updates über Windows Update beziehen wollt und fahrt mit der Installation fort.
    Ich bevorzuge die nachträgliche Installation mittels Update Rollup die ihr meistens unterhalb des Download-Installers auf Microsoft Download Seite findet, so weiß ich genau was installiert wird.
  7. Klickt Ihr hier auf Optionen könnt ihr die Offline Funktionalität des Dynamics CRM 2013 Outlook Clients installieren. Hierfür wird der Microsoft SQL Server Express 2008 installiert. Ihr könnt diese Funktion auch jederzeit nachträglich installieren indem ihr einfach auf “Offline gehen” im Dynamics CRM 2013 Outlook Client klickt.
  8. Klickt jetzt auf “Installieren” bzw. “Upgrade jetzt ausführen” und los gehts.

Dynamics CRM 2013 Outlook Client – Konfigurieren

  1. Solltet Ihr Outlook noch nie gestart haben ist die euer erster Schritt. Der Microsoft Dynamics CRM 2013 für Outlook Client benötigt ein vorhandenes E-Mail Profil.
  2. Konfigurations-Assistent starten: auf dem Start Bildschirm “Konfigurations-Assistent” klicken oder in früheren Windows Versionen auf Start > Alle Programme > Microsoft Dynamics CRM > Konfigurations-Assistent. Alternativ kann der Konfigurations-Assistent auch aus dem CRM Tab in Outlook heraus gestartet werden.
  3. Server URL
    • Microsoft Dynamics CRM Online Kunden öffnen einfach die Dropdownliste und finden dort den Eintrag “CRM Online” vor
    • Microsoft Dynamics CRM on-premise Kunden tippen die interne oder externe URL ihres Discovery-Service Server ein, je nach Konfiguration
  4. Klickt auf “Verbindung testen…”. Bei CRM Online werdet ihr vermutlich nach euren Login Daten gefragt. Gebt dort dann die Daten ein mit denen ihr auch im Browser ins CRM kommt, also eure Microsoft Online Services ID oder eure Live ID.
  5. Bei erfolgreichem Verbindungstest füllt sich der Abschnitt “Organisationsinformation” mit den für euren Benutzer verfügbaren Organisationen.
  6. Wählt eure Organisation aus und klickt auf OK

 


Outlook Adressbuch für Dynamics CRM optimieren

Outlook ist von Hause aus so konfiguriert dass es sich in eine Exchange Umgebung nahtlos einfügt. Sobald man einem Empfänger für ein Element mittels Adressbuch hinzufügen möchte wird die globale Adressliste des Exchange Servers als Datenquelle verwendet. Hier stehen alle E-Mail Adressen (Mitarbeiter, Equipment, Räume, Verteiler, Externe Kontakte, etc.) die der Exchange Server kennt und anzeigen darf. Möchte man eine andere Quelle, wie die eigenen Kontakte, durchsuchen weil dort der Dynamics CRM für Outlook Client die synchronisierten Kontakte ablegt muss man bei jedem Öffnen des Adressbuches die Adress-Quelle ändern. Ich zeige euch jetzt wie Ihr dauerhaft das Outlook Standard Adressbuch festlegen könnt.

Outlook Adressbuch für Dynamics CRM optimieren

Wollen wir nun das Outlook Adressbuch für den Einsatz mit Dynamics CRM optmieren gibt es zwei Einstellungen die getroffen werden sollten da CRM das führende System sein sollte.

  • welches Adressbuch soll beim Öffnen des Adressbuches angezeigt werden
  • die Reihenfolge der zu durchsuchenden Adressbücher für manuel eingetragene E-Mail Adressen festlegen

So geht´s

  1. öffnet Outlook
  2. sucht nach dem Button “Adressbuch”,
    in Outlook 2013 findet Ihr ihn im “Start” Tab Ribbon Menüs auf der rechten Seite,
    alternativ die Tastenkombination STRG + SHIFT + B
  3. klickt im Menü des Adressbuches auf Extras -> Optionen
  4. wählt bei den Radio-Buttons “Mit Kontaktordnern beginnen
  5. und unten in der Optionsliste “Kontakte” auswählen
Outlook Adressbuch für Dynamics CRM optimieren

 


Culture is not supported

Diese Woche stand für meinem Kollegen Ralph das Rollout des CRM 2011 Outlook Clients bei einem Kunden an. Eigentlich sollte Software mäßig alles Problemlos laufen da über einem Terminalserver verteilt wird. Dennoch gab es bei einem Benutzer Probleme.
Nach durchforsten des Logfiles fiel ein Eintrag auf der mir bereits begegnet ist “Error| Exception : Culture is not supported”. Da ich mich aber nicht mehr errinnern konnte woran es liegt habe ich im Netz nachgeforscht und wurde bei Donna Edwards fündig.

Der Fehler



11:49:57| Error| Exception : Culture is not supported.
Parameter name: culture
0 (0x0000) is an invalid culture identifier. at Microsoft.Crm.MapiStore.DataStore.WaitInitialized()
at Microsoft.Crm.Application.Outlook.Config.OutlookConfigurator.InitializeMapiStoreForFirstTime()
at Microsoft.Crm.Application.Outlook.Config.OutlookConfigurator.Configure(IProgressEventHandler progressEventHandler)
at Microsoft.Crm.Application.Outlook.Config.ConfigEngine.Configure(Object stateInfo)

Die Lösung

Während der Installation schreibt der Outlook Client Informationen in den CRM Benutzer, aber diesem fehlt in den Sicherheitsrollen das Schreibrecht auf die eigenen Benutzereinstellungen. Ich vermute es handelt es sich dabei um Informationen über den lokalen Computer um die Synchronisierung zu steuern.

Culture is not supported